Pianificazione dell’anno scolastico: tre errori che vedo spesso (e come evitarli)

Ogni anno, verso la fine di agosto, ricevo più o meno la stessa telefonata.
Cambiano i nomi, le materie, gli istituti. Ma il contenuto è sempre simile: un insegnante, un educatore, un formatore che sta per iniziare un nuovo anno di lavoro e sente il bisogno di “ripartire bene”.

L’intenzione è ottima. Il problema è che, quasi sempre, “ripartire bene” si traduce in una lista lunghissima di cose da cambiare, imparare, migliorare — tutte insieme, a partire da settembre.
Prendo come esempio Chiara*, insegnante di lettere in un liceo scientifico da dodici anni (il nome è di fantasia, la situazione no: è la sintesi di decine di conversazioni simili avute in questi anni). A fine agosto Chiara arriva al primo colloquio con un quaderno pieno di appunti: vuole rivedere la programmazione didattica, sperimentare la classe capovolta, riorganizzare la valutazione, iscriversi a un master, e — si corregge da sola mentre lo dice — “dovrei anche ricominciare a fare sport, ma quello lo vediamo”.
Non c’è niente di sbagliato in nessuno di questi obiettivi. Il problema, come vedremo, non è mai la qualità delle intenzioni. È la quantità, la sequenza, e la mancanza di una scelta a monte su cosa viene prima.
In tutti questi anni di lavoro con insegnanti, educatori e formatori, ho visto ripetersi soprattutto tre errori nella pianificazione dell’anno che sta per iniziare.

Primo errore: darsi troppi obiettivi insieme

Il quaderno di Chiara, in fondo, è lo specchio di un fenomeno molto comune: a inizio anno l’energia è alta, la motivazione pure, e sembra naturale voler affrontare tutto quello che durante l’anno precedente si era accumulato come “da migliorare”.
Il punto è che ogni obiettivo, per quanto piccolo, non è mai gratuito. Richiede tempo per essere pianificato, attenzione per essere portato avanti, energia cognitive per essere valutato in corso d’opera. E soprattutto richiede decisioni: cosa fare prima, cosa rimandare, come misurare se sta funzionando.
Quando gli obiettivi sono cinque o sei contemporaneamente, non si sommano semplicemente le energie richieste da ciascuno: si moltiplicano i cambi di focus. Passare dalla revisione della programmazione alla sperimentazione della classe capovolta, e poi alla ricerca del master giusto, significa continuare a “riavviare” l’attenzione più volte al giorno. È un costo cognitivo reale, anche se invisibile, ed è uno dei motivi principali per cui — con Chiara come con molti altri — dopo un mese l’entusiasmo iniziale lascia spazio alla sensazione di essere perennemente indietro.
Il risultato è paradossale: invece di ottenere di più facendo di più, si ottiene meno, e con più fatica.

Cosa fare invece.

Nel lavoro con Chiara, la prima domanda che le ho posto non è stata “quali obiettivi vuoi raggiungere” ma “se potessi lavorare bene su una sola di queste cose, quale ti porterebbe i benefici più ampi anche nelle altre?”. Ha scelto la revisione della valutazione, perché — a ripensarci — era quella che le stava creando più stress con gli studenti e le famiglie, e che in qualche modo condizionava anche come impostava le lezioni. Individuare un solo obiettivo strategico, quello con l’effetto a cascata più ampio, è quasi sempre più efficace che inseguirne cinque alla pari.

Secondo errore: accumulare progetti su progetti

Il secondo errore è distinto dal primo, anche se spesso i due si intrecciano: non riguarda gli obiettivi personali, ma i progetti che si aprono nel corso dell’anno — corsi a cui ci si iscrive, libri che si comprano, articoli che si salvano per dopo, laboratori che si immaginano di proporre alla classe.
Chiara, per esempio, nel giro di due settimane si era iscritta a un webinar sulla didattica inclusiva, aveva scaricato tre PDF su strumenti compensativi, e aveva in mente di riorganizzare da zero il proprio archivio di materiali su Google Drive. Nessuna di queste cose, singolarmente, è un problema. Il problema è che ogni progetto aperto, anche quando non ci si sta lavorando attivamente, occupa comunque uno spazio nella mente — un po’ come le finestre aperte sul computer: anche quelle che non si stanno guardando continuano a consumare risorse.
Dopo qualche settimana, la sensazione tipica è quella di avere dieci cose iniziate e quasi nessuna portata a termine. E questo, più della mancanza di tempo in senso stretto, è ciò che genera la fatica psicologica di inizio anno: non il lavoro che si fa, ma il numero di cose aperte a cui si pensa mentre si fa altro.

Cosa fare invece.

Con Chiara abbiamo fatto un esercizio semplice: elencare tutti i progetti aperti, anche quelli minimi, e per ciascuno chiedersi se poteva essere chiuso, sospeso consapevolmente, o davvero portato avanti nei prossimi tre mesi. Il webinar è stato rimandato alla primavera. La riorganizzazione dell’archivio è stata sospesa senza sensi di colpa. Sono rimasti due progetti attivi, non dieci. Prima di aggiungere qualcosa di nuovo, insomma, vale la pena chiedersi cosa si può chiudere: eliminare è spesso più produttivo che aggiungere, anche se va contro l’istinto.

Terzo errore: non scegliere davvero le priorità

Il terzo errore è forse il più sottile, perché non riguarda cosa si fa, ma come si decide cosa fare giorno per giorno. Molte persone — Chiara compresa, all’inizio — organizzano le proprie settimane seguendo le urgenze: quello che arriva per primo, quello che chiede una risposta immediata, quello che sembra più pressante nel momento.
Il problema è che le urgenze arrivano quasi sempre da fuori — un’email, una richiesta di un collega, una scadenza amministrativa dell’ultimo minuto — mentre le priorità nascono da una scelta consapevole, fatta prima che le urgenze si presentino. Se questa scelta non viene fatta, saranno inevitabilmente gli imprevisti a decidere al posto nostro come viene impiegato il tempo.
Il rischio, per chi lavora nella scuola come per chi fa formazione, è arrivare a dicembre con la sensazione di aver lavorato moltissimo — rispondere a tutte le email, gestire tutte le urgenze, presenziare a tutte le riunioni — senza però aver spostato di un centimetro le cose che, a inizio anno, sembravano davvero importanti. Ed è esattamente quello che era successo a Chiara l’anno precedente: a giugno si era resa conto di non aver mai trovato il tempo per lavorare sulla valutazione, nonostante fosse l’obiettivo che si era data a settembre.

Cosa fare invece.

La strategia più semplice, e anche la più difficile da mantenere, è scegliere ogni settimana tre priorità. Non dieci, non cinque: tre. Sono poche abbastanza da essere davvero gestibili anche in una settimana complicata, e sufficienti a mantenere la direzione senza lasciare che sia il calendario a deciderla al posto nostro.

Pianificare vuol dire scegliere, non riempire

Una buona pianificazione non è un’agenda piena in ogni casella. È qualcosa di più semplice da dire e più difficile da fare: creare lo spazio perché le cose che contano davvero possano succedere, invece di essere costantemente rimandate all’ipotetica settimana più tranquilla che non arriva mai.
Per questo, prima ancora di fissare nuovi obiettivi, vale la pena fermarsi un momento e farsi qualche domanda onesta. Dove stanno andando le energie in questo momento? Quali attività fanno davvero crescere, professionalmente e non solo? Cosa pesa senza un motivo reale, per abitudine o per inerzia? E qual è, tra tutte le cose possibili, la priorità che merita davvero attenzione nei prossimi mesi?
Sono domande semplici, quasi banali sulla carta. Eppure è proprio dalle risposte oneste a queste domande che nasce una progettazione più sostenibile — e, alla fine, anche più efficace. Chiara, un anno dopo aver fatto questo lavoro, non ha rivoluzionato la sua didattica né ha portato a termine tutti i progetti che aveva in mente ad agosto. Ha semplicemente smesso di sentirsi sempre indietro, perché aveva scelto in anticipo su cosa valeva la pena esserlo.

Un invito

Se senti il bisogno di più chiarezza nel modo in cui organizzi il tuo lavoro, invece di accumulare l’ennesimo impegno, il Check-up delle priorità nasce proprio per questo: uno spazio strutturato per fare il punto sul proprio modo di lavorare, riconoscere le aree di forza, individuare cosa assorbe energie inutilmente e definire poche priorità che contano davvero.
Se ti riconosci in una delle situazioni descritte qui sopra, puoi prenotare il tuo Check-up delle priorità scrivendomi direttamente.
Perché il cambiamento non parte dal fare di più. Parte dallo scegliere meglio.

*Nota: il caso di “Chiara” è un esempio composito e di fantasia, costruito a scopo illustrativo

FAQ

Come pianificare il nuovo anno scolastico senza sentirsi sopraffatti?

Il primo passo è evitare di voler cambiare tutto contemporaneamente. Scegli un obiettivo strategico su cui concentrarti nei primi mesi dell’anno e rimanda ciò che non è davvero prioritario. Una pianificazione efficace nasce dalla capacità di scegliere, non di accumulare attività.

Quanti obiettivi è consigliabile fissare a inizio anno scolastico?

Non esiste un numero valido per tutti, ma nella pratica è molto più efficace individuare un solo obiettivo prioritario che possa generare benefici anche in altre aree del lavoro. Troppe mete contemporaneamente aumentano il carico cognitivo e rendono più difficile mantenere la motivazione nel tempo.

Perché accumulare progetti crea stress?

Ogni progetto aperto continua a occupare attenzione mentale, anche quando non ci stai lavorando. Come le finestre aperte sul computer, i progetti incompleti consumano risorse cognitive e aumentano la sensazione di avere sempre qualcosa in sospeso.

Come scegliere le priorità durante l’anno scolastico?

Un metodo semplice consiste nell’individuare tre priorità ogni settimana. In questo modo le decisioni vengono guidate dagli obiettivi che hai scelto e non solo dalle urgenze che emergono giorno dopo giorno.

Qual è la differenza tra urgenze e priorità?

Le urgenze sono richieste che arrivano dall’esterno, come email, scadenze o imprevisti. Le priorità, invece, derivano da una scelta consapevole su ciò che è davvero importante per la propria crescita professionale. Se non definisci le priorità in anticipo, saranno inevitabilmente le urgenze a occupare tutto il tuo tempo.

Come evitare di arrivare a dicembre con la sensazione di non aver concluso nulla?

Programma momenti periodici di verifica, limita il numero di progetti attivi e rivedi regolarmente le tue priorità. L’obiettivo non è fare più cose, ma dedicare tempo a quelle che hanno il maggiore impatto sul tuo lavoro e sul tuo benessere.